Содержание
- Зачем готовить документы заранее
- 1. Учредительные и организационные документы
- 2. Учетная политика и регистры учета
- 3. Бухгалтерская отчетность
- 4. Первичные документы по разделам учета
- 5. Налоги
- 6. Договоры и контрагенты
- 7. Кадры и зарплата
- Как передать документы аудитору
- Сколько времени займет подготовка
- Часто задаваемые вопросы
Зачем готовить документы заранее
Аудит — это проверка отчетности по документам. Чем быстрее аудитор получает нужные бумаги, тем меньше времени тратит на ожидание и повторные запросы, а значит, тем раньше вы получаете заключение. Заранее собранный пакет полезен и самой бухгалтерии: по ходу сбора обычно находятся недостающие акты, неподписанные договоры и документы, которые «точно где-то были»
Список ниже универсальный: он подходит для обязательного и инициативного аудита. Конкретный запрос аудитора будет короче или длиннее в зависимости от отрасли и существенных статей вашей отчетности. Если какого-то документа нет, не нужно его «создавать» к проверке: скажите об этом аудитору, это тоже информация
1. Учредительные и организационные документы
- Устав в действующей редакции и изменения к нему
- Выписка из ЕГРЮЛ, свидетельства о регистрации и постановке на учет
- Протоколы и решения участников или акционеров за проверяемый год: распределение прибыли, крупные сделки, одобрение займов
- Приказы о назначении руководителя и главного бухгалтера, доверенности на право подписи
- Структура группы, если компания входит в холдинг: схема владения и перечень связанных сторон
- Лицензии, членство в СРО, разрешения, если деятельность их требует
2. Учетная политика и регистры учета
- Учетная политика для бухгалтерского и налогового учета с приложениями: рабочий план счетов, формы документов, график документооборота
- Оборотно-сальдовая ведомость за год и по месяцам, анализ счетов по существенным статьям
- Карточки и ведомости по основным средствам и нематериальным активам, расчет амортизации
- Результаты инвентаризации перед составлением годовой отчетности: приказы, описи, сличительные ведомости
- Расчеты оценочных значений: резервы по сомнительным долгам, под обесценение запасов, на оплату отпусков
- Доступ к базе 1С на чтение или выгрузка данных в согласованном формате
3. Бухгалтерская отчетность
- Годовая отчетность за проверяемый и предыдущий годы с пояснениями
- Промежуточная отчетность, если она составлялась
- Аудиторское заключение за прошлый год и письменная информация прошлого аудитора, если аудит проводился
- Расшифровки строк баланса и отчета о финансовых результатах по существенным статьям
- Информация о событиях после отчетной даты: крупные сделки, суды, решения о реорганизации
4. Первичные документы по разделам учета
Аудитор проверяет первичку выборочно, но выборку он формирует сам. Поэтому документы нужны по всем разделам, а не только по «удобным»
- Основные средства: договоры купли-продажи, акты ввода в эксплуатацию, документы на землю и недвижимость, договоры аренды и лизинга
- Запасы: накладные и счета-фактуры поставщиков, акты списания, отчеты о движении товаров, документы складского учета
- Выручка: договоры с покупателями, акты и накладные, документы по отгрузке, отчеты комиссионеров и маркетплейсов
- Денежные средства: банковские выписки за год, кассовые документы, договоры с банками
- Расчеты с контрагентами: акты сверки на отчетную дату с крупнейшими дебиторами и кредиторами
- Кредиты и займы: договоры, графики платежей, расчеты процентов, выписки по счетам учета
- Прочие расходы: договоры и акты по услугам, арендная плата, реклама, консультации
5. Налоги
- Декларации по всем налогам за проверяемый год с квитанциями о приеме
- Книги покупок и продаж, журналы учета счетов-фактур
- Регистры налогового учета по налогу на прибыль, расчет отложенных налогов
- Акты сверки с инспекцией, справки о состоянии расчетов с бюджетом, данные по единому налоговому счету
- Требования налоговой за год и ответы на них, акты и решения по проверкам, если они были
- Документы, подтверждающие льготы и пониженные ставки, если компания их применяет
6. Договоры и контрагенты
- Реестр действующих договоров с указанием сумм и сроков
- Договоры с крупнейшими поставщиками и покупателями, дополнительные соглашения
- Документы о проверке контрагентов, если такая процедура в компании есть
- Претензии, иски и судебные решения, в которых компания участвует
- Договоры со связанными сторонами: займы учредителям, аренда у собственника, услуги компаний группы
7. Кадры и зарплата
- Штатное расписание, положение об оплате труда и премировании
- Трудовые договоры и приказы по сотрудникам, участвующим в выборке аудитора
- Расчетные ведомости, своды начислений и удержаний за год
- Отчетность по сотрудникам в налоговую и Социальный фонд с квитанциями о приеме
- Договоры с самозанятыми, ИП и физическими лицами по гражданско-правовым договорам
Как передать документы аудитору
Удобнее всего передавать документы в электронном виде: сканы или файлы из системы электронного документооборота, сгруппированные по разделам из этого списка. Для регистров достаточно доступа к базе 1С на чтение или выгрузки в согласованном формате. Оригиналы аудитор смотрит на месте, выборочно
Три совета, которые экономят больше всего времени:
- Назовите ответственного. Один человек со стороны компании, который получает запросы аудитора и распределяет их внутри. Обычно это главный бухгалтер или его заместитель
- Ведите реестр переданного. Простая таблица «запрос, дата, статус» избавляет от повторных вопросов с обеих сторон
- Сообщайте о пробелах сразу. Если документа нет или он не подписан, скажите об этом на старте. Аудитор оценит влияние на отчетность и подскажет, что можно сделать
Если вы передаете документы нам, мы присылаем запрос в формате таблицы с приоритетами: что нужно в первую неделю, что позже. Обмен идет через защищенное хранилище, доступ к которому есть только у участников проекта. Заявку на аудит можно оставить в форме обратной связи
Сколько времени займет подготовка
Назвать срок заранее честно нельзя: он зависит от объема операций, состояния архива и того, ведется ли электронный документооборот. У компании с порядком в документах сбор по этому списку занимает заметно меньше времени, чем у компании, где договоры хранятся у менеджеров, а акты подписываются задним числом
Практический ориентир другой: начинайте собирать документы с момента, когда поняли, что аудит нужен, а не с момента, когда аудитор прислал запрос. Тогда к началу проверки у вас будет готова большая часть пакета, и аудит пойдет по графику. Как понять, нужен ли компании аудит, мы разобрали в статье о критериях обязательного аудита
Готовите документы к аудиту за 2026 год?
Пришлите нам список того, что уже собрано. Скажем, чего не хватает, и предложим график проверки
Оставить заявкуЧасто задаваемые вопросы
Нужно ли передавать аудитору оригиналы документов?
Как правило, нет. Для большинства процедур достаточно сканов и доступа к учетной базе. Оригиналы аудитор просматривает выборочно на месте, в вашем офисе
Что делать, если часть документов утеряна?
Сообщить аудитору на старте. Он оценит, насколько существенна эта статья для отчетности, и подскажет, какие подтверждения можно получить от контрагентов, банка или инспекции
Можно ли ограничить доступ аудитора к базе 1С?
Да, обычно выдается доступ только на чтение и только к проверяемому периоду. Условия доступа и конфиденциальности фиксируются в договоре